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倍速で仕事を片づける方法(2)

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椙田(すぎた)です、

働き方改革により
国を挙げて労働環境の見直しが
推し進められています。

 
しかし、
現実は毎日残業ばかりで
心が折れてしまいそうな人も多いです。
 

どうしたらワークライフバランスを
取りながら仕事ができるのでしょうか?
その答えは仕事を速く終わらせる
しかありません。

 
そこで今回は、
「仕事を倍速で片づける方法」の第2弾。
作業効率を上げて、
定時に帰ることができるメソッドを
ご紹介します。

 
 
 

仕事効率を下げる先延ばし

仕事が溜まっていく原因の一つとして、
「先延ばし」があります。
 

人は面倒な仕事、
苦手な作業を目の前にすると、
つい「先延ばししよう」と
考えてしまいます。
 

そもそもなぜ、
先延ばししようとするのでしょうか?
それは「先が見えないから」です。
何をすればいいかわからないから、
先延ばししてしまいます。
 

これを解決するには、
「タスクを細分化し、
やるべきことを明確にすること」です。

 
細分化し、
ゴールまでの道筋が見えてくれば、
すぐに取り掛かることができるのです。
付箋メモやノートに大筋の流れを
書くだけでも効果抜群です。

 
 
 

仕事が終わらない時の対処法

会議の議事録まとめ、
上司からの急な仕事、
膨大なメールへの返信。
膨大な仕事を目の前にした時、
何から手をつけていいか
わからなくなります。
 

そんな“仕事飽和状態”を
打破する方法があります。
それが時間を区切って仕事する
ということです。

 
時間を区切ることで、ひとつの作業に
集中することができるからです。
 

「上司からの急な仕事15分」
「メールの返信10分」
「議事録まとめ20分」
というように、タイマーを使い、
時間を区切りながら仕事をしていきます。
 

制限時間があるので、
すぐに取り掛かることができるし、
終わりの時間を見積もることもできるので、
作業効率が格段にアップするのです。
 

何より余計なことを考えずに
集中できることが大きなメリットです。
 
 
 

人間関係を整理する

時間を奪われる代表格として、
「人間関係」があります。

 
「ランチの誘い」
「相談という名の雑談」などは、
自分の時間を大きく奪われます。

 
確かに組織で働く以上は、
ある程度のコミュニケーションは
必要ですが、
誰彼構わず相手にしていたら、
仕事が終わることはありません。
では、どうしたらいいのでしょうか?
 

それは「基準を決める」ことです。
 

基準とは、「時間」と「相手」です。
時間の基準とは、
誰かに誘いを受けた時、
「30分だけならOK」というように
時間の基準を設けることです。

 
相手の基準とは、
自分と直接的に関係してくる人だけ限定し、
誘いを受けることです。
間接的な関係は、
興味本位の対象でしかなく
生産性のある時間を過ごせないでしょう。

 
直接的に関係してくる相手とだけ、
コミュニケーションを取ることで
円滑に仕事ができるのです。
 

「限定的になる」ことで、それ以外に
エネルギーを奪われずに済むのです。
 
 
 

まとめ

仕事が終わらない原因は、
業務量だけではありませんでした。
「仕事のしかた」一つで、
結果に雲泥の差が出るのです。
 

仕事を細分化すると、
とても小さな仕事になります。
 

「資料作成」を細分化すると、
「資料を集める」
「パソコンに打ち込む」
「できた資料を見直す」
「上司に確認する」
「再校する」など、
1つの作業が見えてきます。
 

つまり、小さな仕事の上に
大きな仕事があることがわかります。

 
この「小さな仕事」を
いかにスムーズに片付けていくかが
ポイントになります。

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