椙田（すぎた）です、
「話が脱線する」
「何も決まらない」
「議決されても実行されない」
誰もが一度は経験する無駄な会議。
なぜ、このような無駄な会議に
発展してしまうのでしょうか？
そこにはある「条件」がありました。
今日は、会議を無駄にしてしまう
5つの条件を解説します。
会議五悪
無駄な会議になるには、
5つの条件があります。
これを「会議五悪」と呼びます。
その条件とは、次の5つです。
①会わせず
会議に遅れる、欠席が多いなど
メンバーが集まらない。
②会して議せず
報告だけで終わったり、
上司だけの意見で終わってしまったりと
議論が交わされない。
③議して決せず
報告や会議だけで終わり、
結論を出さないで終わってしまう。
④決して実行せず
議論し結論が出たのにも関わらず、
実行されない。
⑤実行して責取らず
とりあえず実行するが、
形だけで終わってしまう。
実は、この①～⑤は、
「PDCAサイクル」を表しています。
会議はPDCAサイクルの
「P」にあたる部分であり、
PDCAサイクルの要です。
会議を効率化させることが、
生産性を上げることに繋がるのです。
生産性の高い会議にするには
会議五悪に陥らないためには、
次の4つを実行します。
・目的の明確化
会議をする目的を明確にすることで
議論が脱線することなく進みます。
また会議をする前に、
どんな議論かを共有しておくと
質の高い会議となります。
・参加者を厳選する
参加者をリーダー、
キーパーソンのみで構成することで
質の低下を防ぎます。
会議において参加者が多くなればなるほど、
質が低下するといわれています。
・制限時間を設ける
会議に費やされる時間は膨大です。
そこで制限時間を設けることで、
ダラダラ会議を回避することができます。
・“声”の大きさに依存しない
上司や幹部など権力者の意見ばかりが
通ってしまわないようにすることです。
権力者ばかりの意見が通ってしまうと、
議論を交わす意味がなくなります。
話しやすい環境をつくることが
ポイントです。
まとめ
「会議の8割は必要ない」
と言われますが、
会議は情報の共有、
決定権者のビジョンを知る上で、
非常に重要なものです。
会議の必要性ではなく、
「意味のある会議を行なうか」
「意味のない会議を行なうか」
かの問題なのです。
会議をどうデザインするかが、
会社の命運を分けるのです。
